Guida alla svolta digitale del procurement: investire o rimandare?

Come dimostrano i dati della ricerca “Procurement Leaders”, il 25% dei leader nel procurement ha accelerato di recente il proprio processo di transizione digitale, mentre il 27% ha optato per rimandarlo. Alcune organizzazioni stanno crescendo in questo nuovo ambiente in costante cambiamento, che utilizza il procurement digitale per sfruttare le mutevoli tendenze di acquisto e le catene di approvvigionamento.

Il procurement digitale permette una forza-lavoro decentralizzata in grado di ottenere velocemente il risultato richiesto, visibilità e controllo compresi. Alcune organizzazioni sono state in grado di passare velocemente da processi su carta al digitale, e hanno automatizzato le attività per rendere il lavoro più agile. Queste dimostrano un valore di procurement che va al di là del controllo dei costi, migliorando la loro resilienza aziendale e aumentando l'efficienza operativa.

Investire o rimandare? Decentralizzare o centralizzare? Implementare nuove tecnologie adesso, o aspettare? L’edizione di quest’anno di Amazon Business Exchange (ABX) ha focalizzato l’attenzione sulle storie e le best practice di coloro che hanno deciso di mantenere la propria rotta oppure di accelerare i processi di digitalizzazione per gestire con successo le sfide business nella “nuova normalità”.

Peter Sowrey, Chief Procurement Officer e REFM di Centrica UK, ha parlato di come il COVID-19 abbia dato al suo team lo stimolo per rendere i processi più veloci. Ha discusso di come Centrica ha collaborato con Amazon Business per ridurre le fasi del processo al fine di creare un sistema più efficiente e agile. Eliminando gli intermediari e "guidando dalla complessità alla semplicità", l'organizzazione poteva rispondere più rapidamente ai clienti il ​​cui riscaldamento si era interrotto in inverno e necessitavano di un ingegnere per montare un sistema di riscaldamento sostitutivo.

Helen Baker, Procurement Director presso l'Università dell'Inghilterra occidentale, Bristol, ha discusso di come il sistema di procurement online dell'istituzione fosse fondamentale per rispondere alle sfide generate dalla pandemia. Con 4.000 studenti che normalmente vivono nel campus e almeno 1.000 impossibilitati a spostarsi dal momento che il blocco del Regno Unito è stato introdotto a marzo, l'università ha dovuto fornire loro laptop, cibo e materiali per i progetti avviati. Con 150 dipendenti dotati di carte di acquisto, l'università ha potuto impostare in modo semplice e veloce la categoria e le soglie di spesa in modo da poter acquistare gli articoli necessari agli studenti e al personale che lavora da casa, grazie a un sistema di digital procurement flessibile. Poiché il processo si spostava sempre più verso l’online, il team di Helen è stato in grado di imparare dall'esperienza durante la pandemia e "portare avanti alcune delle opportunità di approvvigionamento e dei modelli di comportamento per il futuro, sottolineando l’importanza dei rapporti con i fornitori".

Con clienti come Barclays, Heinz e Leonardo, per l'organizzazione danese ISS è stato importante disporre di un sistema flessibile di procurement online per consentire al team di adattarsi ai cambiamenti dovuti alla pandemia. Gemma Lindley, Procurement Business Partner di ISS, ha parlato dell'importanza di raggiungere un "equilibrio tra flessibilità e controllo". Poiché le priorità dell'organizzazione sono cambiate a causa del COVID-19, era fondamentale poter modificare le restrizioni nel loro sistema di procurement per rispondere al cambiamento delle priorità. "Garantire di avere quella flessibilità e procedure con cui è possibile adattare la soluzione finale, è davvero cruciale", ha affermato.

Tom Fuchs, Purchasing Officer presso l'American International School di Vienna, ha discusso dell'importanza di scegliere un sistema di procurement online, che offre una vasta gamma di prodotti. L'accesso a un’ampia selezione di libri di testo, mappe geografiche e materiali accademici simili, con consegna rapida e gratuita, offre agli insegnanti gli strumenti di cui hanno bisogno per offrire un'istruzione di alta qualità. Tom ha anche parlato del valore di un sistema di procurement digitale con solide capacità di fatturazione; le funzioni disponibili su Business Prime hanno consentito al team di Tom di ridurre i tempi di elaborazione da un massimo di cinque giorni a meno di uno.

L'Academies Enterprise Trust è stata un'altra organizzazione che ha dimostrato una risposta agile al cambiamento. Kyush Modesai, Deputy Finance Director, ha parlato di come la pandemia COVID-19 abbia portato il team a monitorare rapidamente la propria strategia di procurement, generando risparmi sui costi, che hanno utilizzato per acquistare oltre 12.000 laptop e 3.000 dongle Wi-Fi. Questi hanno consentito ai bambini più bisognosi della Trust di accedere all'apprendimento remoto durante il periodo di blocco.

Il ruolo vitale del procurement nel risolvere le sfide organizzative strategiche è stato dimostrato da numerosi speaker durante l’evento ABX. Alla conferenza, che si è svolta dal 6 al 7 ottobre online, hanno partecipato leader aziendali ed esperti in procurement di piccole imprese, scuole e università, nonché grandi imprese con decine di migliaia di dipendenti.